Stellen Sie sich einen Direktvertrieb von Holzspielzeug für Deutschland, Österreich und die Schweiz vor. Der Anbieter hat einen bestehenden online Shop mit ca. 500 Artikel. Der Jahresumsatz liegt bei etwa 25 Mio. EUR. Der durchschnittliche Umsatz pro Bestellung beträgt ca. 100 EUR Warenwert. Das alte Shopsystem wurde über Jahre hinweg durch ein kleines aber häufig wechselndes Entwicklerteam zum Teil durch eine externe Agentur angepasst. Neue Anforderungen umzusetzen dauert ewig, Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind nicht klar geregelt und zur Steuerung des Geschäfts fehlen aussagekräftige und aktuelle Berichte. Der Geschäftsführer beschließt den Shop-Neuanfang auf der grünen Wiese. Dazu holt er sich Know-how, der sofort ein neues Shop-System aufbauen sollen. Das Projekt beginnt jetzt!

Innerhalb von 6 Monaten sollte der alte Shop durch ein modernes, flexibles und sicheres Shopsystem ersetzt sein. Parallel sollte ein Redesign des Frontends erfolgen. Denn Projektmitarbeitern mangelte es nicht an Fach- und IT-Know-how, jedoch erforderte die Konstellation ein übergreifendes Projektmanagement.

In der ersten Video-Conference mit dem Geschäftsführer und dem Projektleiter wird ein gemeinsames Verständnis zur Zielsetzung geschaffen und die Erwartungen an das Projekt und deren Beteiligte ausgetauscht. Im Telefonat mit dem Projektleiter ermittelt der Experte die Stakeholder, deren Einfluss und Einstellung zum Projekt. Als Entwicklungsmethode ist SCRUM gesetzt. Ein externer Coach wird engagiert, der die Methodik vermitteln wird. Aus den Vorabgesprächen geht hervor, dass nicht alle Stakeholder involviert sind. So fehlen beispielsweise ein Vertreter der Produktion und Controlling. Weitere Vorabgespräche sind notwendig. Diese intensive Vorbereitung trägt dazu bei, dass alle relevanten Stakeholder einen separaten Workshop kurz nach Projekt-Kick-off zur Zielsetzung und Anforderungsausarbeitung durchgeführt haben.

Im 1. Workshop mit dem Kernteam aus 3 Mitarbeitern, 2 externen Entwicklern und dem Projektleiter stellt der Experte die typischen Wissens-Bereiche a) Rollen, Ebenen, Phasen, Organisation von Projekten vor und diskutiert diese im Team. Aus dem PM Baukasten werden die 5 Bausteine Stakeholder, Scope, Kosten, Zeit, Personal in Bezug auf das Shop- und Relaunch-Projekt durchgearbeitet. Aufgrund der Vorarbeit und des zusätzlichen Workshops ist der Baustein „Stakeholder“ schnell bearbeitet. Die Aufwandsschätzung sämtlicher User Stories ergab eine Kostenschätzung ohne dabei einen Puffer für Integration, Test und Absicherung zu berücksichtigen. Das ist ein typischer Punkt im Baustein „Kosten“. Im Baustein „Personal“ definiert der Experte mit den Workshopteilnehmern Skill-Profile für die geforderten Projekt-Rollen und skizziert typische Teamstärken und -schwächen. Mit Ende des ersten Workshoptags liegen dem eCommerce-Team detaillierte Optimierungsansätze zu den fünf Bausteinen vor. Jeder Ansatz wird hinsichtlich Nutzen und Aufwand bewertet und mit einem Verantwortlichen aus dem Team inkl. Deadline bis zur Umsetzung versehen. Aus Zeitgründen wurde der Punkt „Rolle Projekt-Managers vs. E-Commerce Manager“ nicht mehr im Workshop sondern in einer anschließenden Videokonferenz besprochen.

In der Check-Phase werden die Vereinbarungen zu den Optimierungsansätzen nachgehalten. Hierzu verabredet sich der Experte mit dem Projektleiter zu einer wöchentlichen Skype-Session. Neben dem Projektstatus, Maßnahmenfortschritt werden projektspezifische Fragestellungen diskutiert sowie das Self-Assessment anhand einer Checkliste durchgeführt.

Im 2. Workshop stellen die Projektmitarbeiter die Ergebnisse des Self Assessments vor und zeigen den aktuellen Status zu den Optimierungsansätzen. Trotz des hohen Commitments und Identifikation mit den Aufgaben, werden einige Deadlines aus Erfahrung nicht gehalten, damit zugesagte Inhalte der Sprints nicht gefährdet sind. Auch die aktuelle Projektsituation kann in den Workshop eingebaut werden, sodass die Bausteine „Risko“, „Qualität“, und „Kommunikation“ anhand von Life-Beispielen erarbeitet werden. Beispielhaft identifiziert der Experte mit dem Team im Workshop die TOP 10 Projektrisiken inkl. Eintrittswahrscheinlichkeit, Gegenmaßnahme und Verantwortlichen. Zur Verbesserung der „Kommunikation“ in großen und verteilten Teams empfehlen sich collaborative Arbeitsumgebungen wie z.B. ein Projekt-Wiki, Sharepoint oder Confluence.

Mit den Handlungsfeldern inkl. konkreter Maßnahmen zur Verbesserung des Projektvorgehens endet der 2. Workshop Tag.

In der Follow-up Phase hält der Experte die Vereinbarungen wöchentlich mit dem Projektleiter nach und vermittelt dabei Tipps zur nachhaltigen Implementierung. Ca. 4 Wochen nach dem 2. Workshop stellt der Experte eine Videokonferenz mit den Teilnehmern zum Status der einzelnen Maßnahmen und zur Klärung offener Fragen ein.